仕事の段取りと効率化にはタイムマネジメントが必須！
前回、仕事の段取り術について学んだが、段取りをより効果的に仕事に活かすには、実はもう1つ欠かせないビジネススキルがある――タイムマネジメント、すなわち時間管理だ。
時間のスケジューリングを欠いた段取りなど、段取りとはいえない。それはただ手順を並べただけにすぎないのである。タイムマネジメントを取り入れてこそ、段取りは完璧なものになるのだ。
まず筆者（大川内麻里）のタイムマネジメントのテクニックを紹介しよう。
1.やるべきことをToDoリストに細かく書きだす
筆者の1日は、前の日の夜、床に就く5分前からはじまっている。翌日やるべきことをToDoリストに書き出すのだ。ToDoリストはいつでも持ち歩けるA7サイズのもの。このとき、なるべく小さなタスクに細分化して書くのがポイントだ。
たとえば「原稿執筆」であれば、「構成」「全体を大まかに下書き」「章ごとに本番書き」「推敲」「校正」「仕上げ」といったように、その仕事の中身を具体的に細かく分割して書く。
また仕事だけではなく、プライベートの用件もいっしょに書いておく。仕事の用事で出掛けた先で、私用の手紙を出すとか買い物をするとかといった「ついで」時間の使い方もできるからだ。
このようなついでにできることや、似たようなタスクは、線で結んだり、四角で囲んだりしてグルーピングしておくとよいだろう。
2.ToDoを重要度ごと、緊急度ごとに、優先順位づけをする
タスクのリストアップが終わったら、重要度と緊急度、それぞれに応じた優先順位をつける。たとえば、重要なものから1、2、3……と赤ペンで順番をつけ、急を要するものから同様に青ペンで順番をつける、といった具合だ。
すると、タスクが
1．重要で急ぐもの
2．重要だが急がないもの
3．急ぐが重要でないもの
4．重要でないし急がないもの
の4つにわかれて見えてくるだろう。
つまり重要性と時間軸をクロスさせた分類ができるのだ。
3.やる時間帯を振りわけ、さらに締め切り時間を書き込む
次に、その4分類から考えて、各タスクを、午前中にやること、午後にやること、夕方にやることの3つに振りわけ、3色ボールペンでマークしていく。そして、それぞれを何時までに終わらせるのか、締め切り時間を設けて書き込んでいくのだ。
なお、4．重要でないし急がないものについては、やる時間を振りわけるというよりも、空き時間ができたときや、すき間時間にやることとしてストックしておくのがよい。
さぁ、これで1日のタイムスケジュールの出来上がり。あとは実践あるのみだ。
