メールというのは難しいもので、注意して書かないと、つっけんどんなイメージを与えてしまう危険があります。特にＩＴ系に弱い上司の方は、常日頃からＩＴ系に弱いことについてモヤモヤ感を抱いていらっしゃるため、ちょっとした言い回しを悪い方にとってしまい、「なんでもかんでもメールにしやがって」と吐き捨てることもしばしばです。
対面だとすぐ解決する話が、メールだとこじれてしまった」というのは、みなさまもご経験済みかと思いますが、なぜ対面ですぐ終わる話をメールにするかというと、それはやはり、正直言って会うのが億劫だからでしょう。それをもって「最近の若者は…」と批判することはたやすいですが、わたくし的には、その「会うのは面倒、何でもメールで済ませたい！」「パソコンの前でキーボードをガチャガチャするだけの簡単なお仕事をしたい！」という気持ちに応えたいと思うのです。なぜなら自分もそう思い続けているし、実行しているからです！
ということで、今回は、メールのテクニックを磨いて、あまり人と会わなくてもよい、平穏な生活を送る術について考えていきたいと思います。
【1】基本スタンスは「相手を立てる」こと
気の小さい方は、とかく、「とりあえず自分を卑下しておけばいいや」と考えがちですが、それは逆効果であることが私によって証明されています。意地悪な人はそういう態度を見て攻撃モードに入ったり、そうでなくても苛立ったりすることも多いのです。
また、自信がなさそうに見えると、相手が不安になってしまい、ますます「この人と仕事をしていて大丈夫かしら？」という気持ちになってしまいます。その結果、ますますこちらが委縮せざるをえず、負の回路に突入してしまいます。
かといって傲慢な態度だと、当然ながら、さらにひどい結果になってしまいますので、「へりくだるのではなく、相手を立てる」というスタンスで接すると感じがよいです。自分の悪口を言う暇があれば相手をほめる、という考え方です。これはメールに限った話ではありませんが、特にメールの場合、会話のようにキャッチボールの中でフィードバックがかからないため、ついへりくだり放題になってしまいがちなので注意が必要になってくるのです。
【2】あて名は必須
いきなり「おつかれさまです」や「お世話になっております」より、相手の名前を呼びかける方がよいです。
郵便においてあて名は必須ですが、メールはアドレスがあれば届くし、誰に向けて書いているかは明らかなので、あて名は無駄な情報であるはずです。しかし、人は、それがどんなにテンプレート化されたものであっても、呼び掛けられると反応してしまう、おかしくも哀しい生き物。
広告のメールで「○○様にお勧め」と件名に書いてあったら、つい目にとまってしまい「反応しちまったぜ」と思った経験は誰しもお持ちだと思うのですが、その効果を仕事で使わない手はないのです。
特に名字の漢字が少ない人、「高橋」さんではなく「髙橋」さんなど、ふだん使わない漢字を含んだお名前の場合などは、しっかり変換して使っているんだということはご本人がよく見ていらっしゃるので、モレなく変換して好感度アップをはかっていきたいところです。
